Osobné údaje

Oboznámenie so spracúvaním osobných údajov

podľa článku 13., NARIADENIA EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov a zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

A) Identifikačné údaje prevádzkovateľa:

Prevádzkovateľ: ELCOP PLUS, s.r.o., so sídlom Špaldová 16, 821 06  Bratislava, IČO: 35832681 (ďalej len „Prevádzkovateľ)

B) Účel spracúvania osobných údajov prevádzkovateľom:

Spracovanie údajov pre účely vedenie agendy Účtovných dokladov (Spracovanie účtovných dokladov, daňová agenda, knihy pohľadávok a záväzkov, faktúry,..), Právnej agendy (vybavovanie súdnych sporov, exekúcie, zmluvy), Registratúry (archivácie dokumentácie v zmysle zákona), vedenie Databázy partnerov (evidencia partnerov),  zaznamenanie dosiahnutých športových výsledkov zaznamenaných prostredníctvom elektronickej časomiery, prostredníctvom  ľubovoľnej športovej aplikácie (screen shot) za účelom organizovania športového podujatia Beh za Tatry a jeho virtuálnych alternatív, online registrácie a platby účastníkov prostredníctvom registračného portálu Inviton, registrácie a platby na mieste podujatia, účasti v tombole, zverejnenia výsledkov športového podujatia, zverejnenia výsledkov tomboly, ktorá je súčasťou podujatia, Kuriérske služby – zasielanie dobehových medailí, upomienkových predmetov a výhier), Zasielania Newsletteru, zasielania Marketingových informácií od tretích strán – partnerov podujatia, Vybavovania žiadostí dotknutých osôb, Zverejňovania fotografií a videí na propagačné účely športového podujatia a jeho výsledkov na internete na stránke www.behzaataatry.sk, na sociálnych sieťach podujatia.

C) Zoznam osobných údajov :

• meno, priezvisko, pohlavie, titul, podpis,
• rok narodenia
• telefónne číslo, e-mailová adresa,
• trvalé bydlisko
• poštová adresa

D) Doplňujúce informácie

1. Osobné údaje v rozsahu odseku C. spracovávané za účelom spracovania Účtovných dokladov, vedenie Právnej agendy, Registratúry, vybavovania žiadostí dotknutých osôb spracovávané  v zmysle článku 6, ods. 1 písmeno c, Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR)  – spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná.

2. Osobné údaje v rozsahu meno, priezvisko, pohlavie, rok narodenia pre zaznamenanie a vyhodnotenie dosiahnutých športových výsledkov zaznamenaných prostredníctvom elektkronickej časomiery alebo ľubovoľnej športovej aplikácie (screen shot) za účelom organizovania športového podujatia alebo jeho virtuálnych alternatív v zmysle článku 6, ods. 1 písmeno b, Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR)  – spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy.
3. Osobné údaje v rozsahu meno, priezvisko, pohlavie, rok narodenia poštová adresa za účelom online registrácie a platby prostredníctvom registračného systému Inviton: https://www.inviton.eu,  vedenia  Databázy partnerov v zmysle článku 6, ods. 1 písmeno b, Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR)- spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy.
4. Osobné údaje v rozsahu meno a priezvisko za účelom účasti v tombole a zverejnenia výsledkov tomboly na www.behzatatry.sk a na sociálnych sieťach, ktorá je súčasťou podujatia, v zmysle článku 6, ods. 1 písmeno a, Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR)- na základe súhlasu dotknutej osoby.

5. Osobné údaje v rozsahu meno, priezvisko, poštová adresa za účelom Kuriérskych služieb – zasielania dobehových medailí, upomienkových predmetov a výhier v zmysle článku 6, ods.1 písmeno b, Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR) – spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy.
6. Osobné údaje v rozsahu meno, priezvisko, e-mailová adresa za účelom zasielania noviniek prostredníctvom Newsletteru v zmysle článku 6, ods. 1 písmeno a, Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR)  – na základe súhlasu dotknutej osoby.
7. Osobné údaje v rozsahu meno, priezvisko, emailová adresa za účelom zasielania Marketingových informácií od tretích strán – partnerov podujatia v zmysle článku 6, ods.1 písmeno a, Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR)  – na základe súhlasu dotknutej osoby.
8. Osobné údaje v rozsahu meno, priezvisko, obrazový záznam za účelom Zverejňovania fotografií a videí na propagačné účely virtuálneho športového podujatia a jeho výsledkov na internete na www.behzatatry.sk, sociálnych sieťach a v spolupracujúcich médiách v zmysle článku 6, ods. 1 písmeno a, Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR)  – na základe súhlasu dotknutej osoby.
9. Osobné údaje budú poskytnuté sprostredkovateľom: online registrácia a platba – Inviton, s.r.o., Nové Záhrady I. 11, 821 05 Bratislava,  IČO: 47420537, elektronická časomiera a spracovanie výsledkov – Rastislav Mašlonka, Dr. Alexandra 125/14, 060 01 Kežmarok, IČO: 47457589 (ďalej ako „Sprostredkovatelia“) a to na základe zmlúv.
10. Osobné údaje nebudú použité na automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.

11. Prevádzkovateľ vyhlasuje, že pri výbere sprostredkovateľov dbal na ich odbornú, technickú, organizačnú a personálnu spôsobilosť a ich schopnosť zaručiť bezpečnosť spracúvaných osobných údajov opatreniami v zmysle zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR).
12. Prevádzkovateľ vyhlasuje, že má prijaté všetky opatrenia v zmysle zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR) a týmto sa zaväzuje chrániť tieto údaje pred náhodným ako aj nezákonným poškodením a zničením, náhodnou stratou, zmenou, nedovoleným prístupom a sprístupnením ako aj pred akýmikoľvek inými neprípustnými formami spracúvania v zmysle opatrení prijatých v posúdení vplyvu na ochranu osobných údajov.
13. Sprostredkovateľ sa zaväzuje spracúvať osobné údaje len v rozsahu a za podmienok dojednaných v poverení sprostredkovateľa spracovaním osobných údajov.
14. Prevádzkovateľ prehlasuje, že nebude poskytovať osobné údaje iným Sprostredkovateľom, ako tým, ktorý sú uvedené v tomto oboznámení.
15. Prevádzkovateľ prehlasuje, že bude zhromažďovať osobné údaje v rozsahu nevyhnutnom pre naplnenie stanoveného účelu a spracovávať len v súlade s účelom, na ktorý boli zhromaždené.
16. Prevádzkovateľ je povinný zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch, ktoré spracúvajú. Povinnosť mlčanlivosti trvá aj po ukončení spracúvania osobných údajov.
17. V spoločnosti je ustanovená zodpovedná osoba. Kontaktné údaje: Eva Ličková, tel. :+421 905 478 024.

E) Doba uchovávania OU:

1. zmluvy – 10 rokov
2. evidencia uplatnených práv dotknutých osôb podľa zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov – podľa Registratúrneho plánu
3. správa registratúry – 10 rokov (registratúrny denník), 5 rokov (preberacie zoznamy spisov odovzdaných do registratúrneho strediska), 5 rokov (evidencia vypožičaných spisov z registratúrneho strediska), 10 rokov (vyraďovacie konanie), 5 rokov (evidencia obehu registratúrnych záznamov a spisov), 5* (evidencia evidenčných pomôcok)
4. vybavovanie súdnych sporov – 5 rokov
5. spracovanie účtovných dokladov – 10 rokov
6. vedenie agendy databázy klientov – 10 rokov
7. vedenie agendy marketingu tretích strán – 5 rokov
8. vedenie agendy newsletter – 5 rokov
9. vedenie agendy vybavovania žiadostí dotknutých osôb

F) Poučenie o právach dotknutej osoby

Právo na prístup

1. Dotknutá osoba má právo získať od prevádzkovateľa potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje, ktoré sa jej týkajú, a ak tomu tak je, má právo získať prístup k týmto osobným údajom a tieto informácie:
2. účely spracúvania;
3. kategórie dotknutých osobných údajov;
4. príjemcovia alebo kategórie príjemcov, ktorým boli alebo budú osobné údaje poskytnuté, najmä príjemcovia v tretích krajinách alebo medzinárodné organizácie;
5. ak je to možné, predpokladaná doba uchovávania osobných údajov alebo, ak to nie je možné, kritériá na jej určenie;
6. existencia práva požadovať od prevádzkovateľa opravu osobných údajov týkajúcich sa dotknutej osoby alebo ich vymazanie alebo obmedzenie spracúvania, alebo práva namietať proti takémuto spracúvaniu;
7. právo podať sťažnosť dozornému orgánu;
8. ak sa osobné údaje nezískali od dotknutej osoby, akékoľvek dostupné informácie, pokiaľ ide o ich zdroj;
9. existencia automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania uvedeného v článku 22 ods. 1 a 4 Nariadenia a v týchto prípadoch aspoň zmysluplné informácie o použitom postupe, ako aj význame a predpokladaných dôsledkoch takéhoto spracúvania pre dotknutú osobu.
10. Ak sa osobné údaje prenášajú do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii, dotknutá osoba má právo byť informovaná o primeraných zárukách podľa článku 46 Nariadenia týkajúcich sa prenosu.
11. Prevádzkovateľ poskytne kópiu osobných údajov, ktoré sa spracúvajú. Za akékoľvek ďalšie kópie, o ktoré dotknutá osoba požiada, môže prevádzkovateľ účtovať primeraný poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom. Ak dotknutá osoba podala žiadosť elektronickými prostriedkami, informácie sa poskytnú v bežne používanej elektronickej podobe, pokiaľ dotknutá osoba nepožiadala o iný spôsob.
12. Právo získať kópiu uvedenú v odseku 3 nesmie mať nepriaznivé dôsledky na práva a slobody iných.

Právo na opravu

Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu opravil nesprávne osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. So zreteľom na účely spracúvania má dotknutá osoba právo na doplnenie neúplných osobných údajov, a to aj prostredníctvom poskytnutia doplnkového vyhlásenia.

Právo na vymazanie („zabúdanie“)

1. Dotknutá osoba má tiež právo dosiahnuť u prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu vymazanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, a prevádzkovateľ je povinný bez zbytočného odkladu vymazať osobné údaje, ak je splnený niektorý z týchto dôvodov:
2. osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali;
3. dotknutá osoba odvolá súhlas, na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva, podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia alebo článku 9 ods. 2 písm. a) Nariadenia, a ak neexistuje iný právny základ pre spracúvanie;
4. dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu podľa článku 21 ods. 1 a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie alebo dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu podľa článku 21 ods. 2 Nariadenia;
5. osobné údaje sa spracúvali nezákonne;
6. osobné údaje musia byť vymazané, aby sa splnila zákonná povinnosť podľa práva Únie alebo práva členského štátu, ktorému prevádzkovateľ podlieha;
7. osobné údaje sa získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti podľa článku 8 ods. 1 Nariadenia.
8. Ak prevádzkovateľ zverejnil osobné údaje a podľa odseku 1 je povinný vymazať osobné údaje, so zreteľom na dostupnú technológiu a náklady na vykonanie opatrení podnikne primerané opatrenia vrátane technických opatrení, aby informoval prevádzkovateľov, ktorí vykonávajú spracúvanie osobných údajov, že dotknutá osoba ich žiada, aby vymazali všetky odkazy na tieto osobné údaje, ich kópiu alebo repliky.
9. Odseky 1 a 2 sa neuplatňujú, pokiaľ je spracúvanie potrebné:
10. na uplatnenie práva na slobodu prejavu a na informácie;
11. na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá si vyžaduje spracúvanie podľa práva Únie alebo práva členského štátu, ktorému prevádzkovateľ podlieha, alebo na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi;
12. z dôvodov verejného záujmu v oblasti verejného zdravia v súlade s článkom 9 ods. 2 písm. h) a i) Nariadenia, ako aj článkom 9 ods. 3 Nariadenia;
13. na účely archivácie vo verejnom záujme, na účely vedeckého alebo historického výskumu či na štatistické účely podľa článku 89 ods. 1 Nariadenia, pokiaľ je pravdepodobné, že právo uvedené v odseku 1 znemožní alebo závažným spôsobom sťaží dosiahnutie cieľov takéhoto spracúvania, alebo
14. na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Právo na obmedzenie spracúvania

1. Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie, pokiaľ ide o jeden z týchto prípadov:
2. dotknutá osoba napadne správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho prevádzkovateľovi overiť správnosť osobných údajov;
3. spracúvanie je protizákonné a dotknutá osoba namieta proti vymazaniu osobných údajov a žiada namiesto toho obmedzenie ich použitia;
4. prevádzkovateľ už nepotrebuje osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebuje ich dotknutá osoba na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov;
5. dotknutá osoba namietala voči spracúvaniu podľa článku 21 ods. 1 Nariadenia, a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane prevádzkovateľa prevažujú nad oprávnenými dôvodmi dotknutej osoby.
6. Ak sa spracúvanie obmedzilo podľa odseku 1, takéto osobné údaje sa s výnimkou uchovávania spracúvajú len so súhlasom dotknutej osoby alebo na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, alebo na ochranu práv inej fyzickej alebo právnickej osoby, alebo z dôvodov dôležitého verejného záujmu Únie alebo členského štátu.
7. Dotknutú osobu, ktorá dosiahla obmedzenie spracúvania podľa odseku 1, prevádzkovateľ informuje pred tým, ako bude obmedzenie spracúvania zrušené.

Právo na prenosnosť

1. Dotknutá osoba má právo získať osobné údaje, ktoré sa jej týkajú a ktoré poskytla prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi bez toho, aby jej prevádzkovateľ, ktorému sa tieto osobné údaje poskytli, bránil, ak:
2. sa spracúvanie zakladá na súhlase podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia alebo článku 9 ods. 2 písm. a) Nariadenia, alebo na zmluve podľa článku 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia, a
3. ak sa spracúvanie vykonáva automatizovanými prostriedkami.
4. Dotknutá osoba má pri uplatňovaní svojho práva na prenosnosť údajov podľa odseku 1 právo na prenos osobných údajov priamo od jedného prevádzkovateľa druhému prevádzkovateľovi, pokiaľ je to technicky možné.
5. Uplatňovaním práva uvedeného v odseku 1 tohto článku nie je dotknutý článok 17 Nariadenia. Uvedené právo sa nevzťahuje na spracúvanie nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi.
6. Právo uvedené v odseku 1 nesmie mať nepriaznivé dôsledky na práva a slobody iných.

Právo namietať

1. Dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa jej týka, ktoré je vykonávané na základe článku 6 ods. 1 písm. e) alebo f) Nariadenia vrátane namietania proti profilovaniu založenému na uvedených ustanoveniach. Prevádzkovateľ nesmie ďalej spracúvať osobné údaje, pokiaľ nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.
2. Ak sa osobné údaje spracúvajú na účely priameho marketingu, dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa jej týka, na účely takéhoto marketingu, vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s takýmto priamym marketingom.
3. Ak dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu na účely priameho marketingu, osobné údaje sa už na také účely nesmú spracúvať.
4. Dotknutá osoba sa výslovne upozorní na právo uvedené v ods. 1 a 2 najneskôr pri prvej komunikácií s ňou, pričom sa toto právo prezentuje jasne a oddelene od akýchkoľvek iných informácií.
5. V súvislosti s používaním služieb informačnej spoločnosti a bez ohľadu na smernicu 2002/58/ES môže dotknutá osoba uplatňovať svoje právo namietať automatizovanými prostriedkami s použitím technických špecifikácií.
6. Ak sa osobné údaje spracúvajú na účely vedeckého alebo historického výskumu či na štatistické účely podľa čl. 89 ods. 1 Nariadenia, dotknutá osoba má právo namietať z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa jej týka, s výnimkou prípadov, keď je spracúvanie nevyhnutné na plnenie úlohy z dôvodov verejného záujmu.

Oznámenie tretím stranám

Prevádzkovateľ oznámi každému príjemcovi, ktorému boli osobné údaje poskytnuté, každú opravu alebo vymazanie osobných údajov alebo obmedzenie spracúvania uskutočnené podľa článku 16, článku 17 ods. 1 a článku 18 Nariadenia, pokiaľ sa to neukáže ako nemožné alebo si to nevyžaduje neprimerané úsilie. Prevádzkovateľ o týchto príjemcoch informuje dotknutú osobu, ak to dotknutá osoba požaduje.

Začatie konania na návrh dotknutej osoby

Dotknutá osoba má v zmysle §100 zákona 18/2018 Z.z. podať návrh na začatie konania v prípade, že je priamo dotknutá na svojich právach ustanovených týmto zákonom. Úrad posúdi podnet do 30 dní odo dňa doručenia podnetu. O spôsobe vybavenia podnetu úrad informuje podávateľa do 30 dní odo dňa doručenia podnetu.